En una de las últimas aventuras profesionales que me ha tocado vivir en mi trayectoria en el mundo de la comunicación, y que resultó ser de una intensidad emocionante, una de mis funciones fue la coordinación y gestión de la subida y redacción SEO de producto a las diferentes unidades de negocio con que contaba la compañía Padel Nuestro. Y lo que antes, en el mundo 1.0, se hacía colocando prendas, zapatillas o bolsos en las estanterías pertinentes para vender al público, ahora en el 3.0 se hace con avanzados programas de gestión informática. El cambio en la gestión interna y externa de un comercio (electrónico en este caso) ha sido brutal. Si antes palpabas el producto, ahora palpas teclas (las de tu teclado) y lees la descripción completa del producto que te toca subir a la unidad web. Y en este caso particular, a varias webs temáticas de pádel. Trabajar en el back office de un e-commerce es una experiencia que te permite crecer en muchas áreas de la comunicación.
En ese proceso de redacción SEO y subida de producto a una web es clave tener bien organizado el trabajo y, sobre todo, saber cómo hacerlo bien para optimizar tiempos y economizar pasos. Más si cabe cuando trabajas con un almacén virtual en el que cuentas con miles de referencias, a las que cada día se les va sumando la llegada de nuevos productos, incrementando su stock.
Es fundamental tener un canal de comunicación abierto permanentemente
Así, la intensa tarea que desarrollaba en ese tiempo se fundamentaba en coordinar al equipo humano que se encargaba de la redacción y subida de producto a las webs temáticas. Definir prioridades, evaluar tiempos, buscar fuentes de información, hacer reports continuos, gestionar la comunicación con otros departamentos como Diseño o Compras, o resolver incidencias y problemas de producto formaban parte de mi día a día. Un día a día al que uno se acostumbra, como casi a todo, con la práctica y efectiva experiencia del ensayo error. Pero, sobre todo, enfocando la mirada hacia aquellas partes del proceso en que existe capacidad de mejora para economizar tareas y reducir tiempos. Por eso me he aventurado a escribir este post: para explicaros mi experiencia, y qué herramientas de comunicación utilizaba para gestionar y comunicarme con el increíble equipo de profesionales con el que trabajé durante ese largo tiempo.
En primer lugar, ¿qué herramientas de gestión y comunicación te pueden servir en tu día a día en la coordinación de equipos?
– Trello: esta aplicación de gestión de proyectos es fundamental para repartir el trabajo, organizar las diferentes tareas, y saber en todo momento en qué lío anda metido cada profesional. Es práctica y muy fácil de usar, por lo que al ser intuitiva y muy visual te permitirá ver de un vistazo qué prioridades maneja cada persona del equipo. En Trello puedes etiquetar al miembro de tu equipo que tiene que afrontar cada tarea, adjuntar documentos, ponerte alarmas con fechas de vencimiento… y, lo mejor de todo, tiene una versión gratuita súper completa. La versión PRO te permite, lógicamente, muchas más funcionalidades.
– Excel: tener una buena tabla Excel bien organizada, con los datos más importantes bien visibles, optimizada en cuanto a información y que resulte además práctica y visual es también clave. En mi caso, trabajábamos con tablas dinámicas en las que volcaban y usaban la información unas 10 personas a diario, con lo que es fundamental gestionar bien y tener bien definidos y concretados todos los datos que usará cada profesional en un momento dado.
– Google Drive: es obvio y casi sobraría decirlo, pero este servicio de alojamiento para archivos de todo tipo es imprescindible en tu día a día. Te permitirá, entre otras cosas, compartir esa tabla Excel que hablábamos en el anterior punto, fundamental, en mi caso, para la distribución y consulta de información relativa al producto.
– Lightshot: o, en realidad, cualquier programa que te permita realizar capturas de pantalla rápidamente de tu monitor. Teniendo en cuenta que se sube una cantidad bastante elevada de producto al día, y que en ese proceso hay que actualizar información, imágenes, precios, titles, metas… es muy posible que en algún momento llegue el error. Por eso es muy importante que en la revisión diaria que hagas de los diferentes procesos, si localizas un error puedas hacerle una captura de imagen para tratarla con el redactor o redactora que haya cometido el fallo, y ponerle solución. O incluso si existiera algún error informático, programas de captura del monitor son fundamentales para coordinar al equipo y solucionar problemas.
– Telegram: prefiero este canal antes que Whatsapp porque te permite, por ejemplo, comunicarte con gente de la que no tienes por qué tener su número de teléfono. De hecho, me encanta Telegram por la cantidad de funcionalidades que te permite. En mi caso, además, era muy práctico porque trabajaba con parte del equipo a distancia, en otro país, y poder comunicarme con ellos para resolverles dudas, consultas o problemas del día a día es fundamental. Tener un canal de comunicación abierto permanentemente es, quizá, una de las claves más importantes a tener en cuenta en la gestión del equipo en el día a día.
– Skype: en mi caso particular, el 75% del equipo con el que trabajaba estaba en la distancia, en otro país. De modo que todas las semanas manteníamos reuniones utilizando este canal de comunicación de vídeo que nos permite una comunicación más personal. Skype, además, te permite llevar a cabo otro de los pasos clave para realizar, por ejemplo, la formación de un nuevo miembro del equipo: compartir tu pantalla para explicarle sobre ella cómo hacer su trabajo. En realidad, cualquier herramienta que te permita comunicarte mediante teleconferencia con tu equipo es perfectamente práctica y válida, pero es cierto que la experiencia me dice que con la más famosa de todas, Skype, no fallarás seguro.
En segundo lugar, claves más importantes a tener en cuenta en la gestión de equipos:
– Formación intensiva y definición de tareas: resulta fundamental realizar una formación completa, dedicada, al detalle y con profundidad para cada uno de los trabajadores que se incorporan a tu equipo. La novedad y el cambio siempre exigen de los pertinentes tiempos de adaptación, por eso es especialmente importante que en el proceso formativo para realizar nuevas funciones se explique todo con el más absoluto detalle, y se haga hincapié con frecuencia en los puntos clave del proceso de trabajo durante varias semanas. La otra gran clave es que cada uno sepa en todo momento cuáles son sus funciones, en qué tiene que trabajar y cómo debe resolver sus tareas. Solo teniendo bien claro y definido su rol, cada miembro del equipo entenderá su trabajo y qué metas y objetivos se le han marcado.
– Protocolo de subida de producto a un eCommerce: en mi caso particular, y dado que trabajamos con webs temáticas cada una de las cuales tiene sus propias particularidades a nivel técnico y de estilo, es clave saber cómo hacer todos los pasos sin margen de error. Es por eso que establecí un protocolo de subida de producto para la consulta recurrente de todo redactor o redactora. Este protocolo se asemejaría a su modo a lo que sería un manual de estilo de redacción en cualquier medio de comunicación. Pero en este caso atendiendo a particularidades como, cómo hacer atractivo un H2, qué datos incluir en los meta o los title o, en definitiva, cómo hacer correctamente la redacción SEO de un producto en una web determinada.
– Comunicación fluida y sincera: si algo me ha enseñado la experiencia de trabajo es que los problemas más importantes que se generan en las empresas tienen la mayoría de veces una misma raíz: la comunicación interna. Es por ello que siempre intento que haya abierta una vía de comunicación permanente con todos los miembros del equipo, y se establezca la relación de confianza profesional suficiente para que si algo falla se pueda resolver. Es clave hacer entender a todos que forman parte activa de la solución de cualquier problema que se genere en el día a día. E igualmente importante conseguir hacer ver que su participación se tiene en cuenta para cambiar procesos e implementar mejoras en el trabajo diario.
– Coordinación en segundo plano: puesto que parte del equipo con el que trabajaba estaba en otro país, es también igualmente importante tener a alguien responsable en coordinación secundaria de ese equipo. Él o ella deben ser tu persona de confianza, quien transmita las órdenes clave a tener en cuenta, sepa resolver problemas que surjan en tu ausencia y, sobre todo, te transmita la suficiente seguridad de estar al tanto de todas las necesidades y objetivos a cumplir del equipo en remoto.
– Micro reuniones periódicas permanentes: la última clave también de comunicación que entiendo especialmente importante es hacer micro reuniones semanales para saber el estado de cada proceso abierto. Resulta fundamental para trazar tu propio panorama de acción laboral: en qué estado se encuentra cada tarea, qué fallos ha habido, dónde están los principales escollos que no nos permitan avanzar si es que hay alguna incidencia, o qué nuevos impactos ha recibido cada redactor o redactora. Hacer reuniones bien estructuradas y con objetivos claros definidos previamente es básico en cualquier compañía.
Pero como dice el refranero español, que es la mejor fuente de sabiduría popular, cada maestrillo tiene su librillo. Este es el mío para la gestión y coordinación del mejor equipo profesional con el que conté en mi etapa profesional en Padel Nuestro. Ahora, lo que más me gustaría, sería saber qué librillo usáis vosotros en la gestión de equipos humanos… ¡Quedo pendiente de vuestras respuestas! 😄
El habitáculo del parado 